מתי בפעם האחרונה סדרת וניקית את המכשירים שאת משתמשת בהם הכי הרבה במשך היום?
להיות אשת עסקים זה לא משחק ילדים. בניינו, זה גם לא לעשות את מה שאת אוהבת וטובה בו כל היום. ניהול עסק דורש המון דברים נוספים שעלינו לעשות מעבר לדבר שאנחנו הכי אוהבות לעשות. מכתיבת תוכנית עסקית, כלכלית ושיווקית ועד לתפעול שותף של המפעל הקטן שהקמנו – אנחנו בעצם המנכ”ל, סמנכ”ל הכספים, משאבי אנוש, השיווק, ההפצה, קשרי הלקוחות, המזכירה, התמיכה הטכנית וגם המנקה. לתפעול כל אחד מהתחומים האלו יש טכנולוגיה מתאימה כך שבסופו של יום אנחנו נשארות עם הרבה מגירות ותיקיות דיגיטליות שמכילות בתוכן הרבה מידע ותוכן שקשור לעסק.
האם את יודעת מה יש לך ואיפה?
פעם בשנה (למתקדמות אפילו פעמיים) חשוב לעשות סדר פסח בכל המשאבים הדיגיטלים של העסק. מעבר לעניין הטכני של פינוי מקום באמצעות הסדר את גם מאווררת ומארגנת את כל הנכסים שלך. בדרך הזו את מקבלת מבט-על על כל מה שעשית והשגת, כל מה שפרסמת, הורדת ושמרת ובכך גם מקבלת פרספקטיבה עסקית והזדמנות לתכנון להמשך. את גם מקלה על עצמך בהתמצאות בין כל הנכסים הדיגיטלים שלך וכאשר תצטרכי משהו הוא יהיה נגיש הרבה יותר.
הנה שלושה רעיונות היכן לעשות סדר וניקיון פסח דיגיטלי – והצעדים המתאימים:
ניקיון פיזי לטלפון הנייד ולמחשב
נתחיל בבסיס, המכשירים שאנחנו משתמשות בהם הכי הרבה – מתי בפעם האחרונה ניקית אותם?
בלי להכנס לשמות של חיידקים וחברים – למה שהם יהיו שם בכלל? מכשיר הטלפון ולאחריו המחשב הם המכשירים שאנחנו נוגעות בהם אולי הכי הרבה לאורך היום. את הידיים אנחנו מעבירות אחר כך על הפנים, אולי אפילו נוגעות במאכלים ולא פעם נוגעות גם בילדים שלנו.
זה הזמן לאבק את המקלדת – קחי מברשת קטנה, אפילו מכחול, ועברי בין כל הכפתורים.
באיזה אותיות את משתמשת הכי הרבה?
חשוב לחטא ועל הדרך להוריד את כל העיגולים השומניים שעל המקלדת.
קחי מטלית לחה או מגבון ועברי בעדינות על המקלדת ועל כל המכשיר. זה גם הזמן לנקות את המסך!
אני לא מאמינה למראה עייני, ואפילו קצת מתביישת.
בטלפון נייד זה קל יותר. שימי לב להוריד את המגן ואולי גם שווה להחליף מגן מסך פעם בשנה. גם אם הוא לא סדוק, מה מצב האבק והפירורים שנדבקים שם מסביב?
הגיע הזמן לטפל במגן המסך (צילום אילוסטרציה)
סדר בטלפון הנייד
יש כל כך הרבה מה לעשות בטלפון הנייד, אחלק זאת לכמה תתי קטיגוריות:
תמונות – כמה תמונות יש לך בפלאפון ברגע זה?
אצלי מסתבר שיש 4977. על כל תמונה טובה שאנחנו מצלמות – יש בערך עוד 3-4 תמונות פחות טובות. כל התמונות שאנחנו מקבלות בהודעות ומורידות למכשיר שלנו, כל צילומי המסך – כל אלו בסופו של יום דיי מיותרות.
קחי 20 דקות לעבור על התמונות ומחקי את התמונות המיותרות. אולי תתפלאי, אבל יש סיכוי שתמחקי חצי מהתמונות שבמכשיר שלך. לאחר מכן – דאגי לגיבוי של התמנות, עדיף להעביר אותן לבית חדש: בדיסק קשיח או בענן. רק לדמיין שמשהו קורה לנייד והתמונות הולכות לאיבוד מכאיב בלב.
נקודה למחשבה – אנחנו שומרות על התמונות כל כך אבל אף פעם לא רואות אותן. אולי שווה להשקיע במסגרת תמונות דיגיטלית? זה דיי נחמד לראות את התמונות משתנות על המסך לאורך היום.
וואטסאפ – הו שלום לך אפליקציה נחמדה ומעמיסה, כמה ג’אנק יש לנו במכשיר הנייד בזכותך!
2 אפשרויות יש עם הוואטסאפ:
הראשונה – לעבור על כל הקבוצות ולעשות סינון קטן. מספיק שתבחרי 2 קבוצות מיותרות ותצאי מהן – הרווחת כמה רגעים של שקט ופחות הודעות, תאכלס מיותרות, לקרוא.
השנייה – נקי את ההיסטוריה של הקבוצות. בניינו – מתי בפעם האחרונה בדקת משהו בהיסטוריה של הקבוצה? לחצי על התפריט, לאחר מכן על “עוד” ובחרי בניקוי צ’אט. זה כבר יפנה לא מעט מקום בזיכרון של הנייד.
אם ממש בא לך, את יכולה למחוק גם הודעות SMS וגם הן יפנו מקום מכובד בזיכרון.
אנשי קשר – נכון, אי אפשר לדעת את מי תצטרכי ומתי.
אבל אני מניחה שיש כמה מספרים שכבר לא פעילים או כמה אנשי קשר מיותרים שאפשר למחוק. אחד הדברים החשובים באנשי קשר הוא לא ניקיון כמו שהסדר. רשמי שמות משפחה ולא “מוריה אמא של שוהם מגן יערה” או “רוני רופא שיניים פרטי” לאחר תקופה תמצאי את הטלפון שלך מלא בכל מיני שמות משונים ולא ברורים ולא תזכרי מי זה מי. אפשר לערוך ולהכניס לאנשי הקשר את המקצוע או הארגון של כל אחד, זה מופיע בקטן מתחת לשם וממש הרבה יותר נוח. כמו כן, חשוב להעביר את כל אנשי הקשר לכרטיס הסים. לא רחוק היום שתחליפי מכשיר, חבל שחצי מהאנשים ילכו לאיבוד.
אפליקציות – כמה אפליקציות יש לך במכשיר את יודעת?
הן תופסות מקום ולא פעם גם מאטות את הפעילות שלו. אני מעיזה להגיד שאת לא משתמשת בכל האפליקציות שאיי פעם הורדת – 10 דקות יספיקו לעבור על כל האפליקציות במכשיר לבחור אלינו את מוחקת ואילו שומרת. רק אל תמחקי אפליקציה שאת לא בטוחה מה היא עושה ומה השימוש שלה, יכול להיות שהיא חיונית לפעילות המכשיר.
תחזוקת המכשיר – בצעי מיטוב למכשיר שלך.
בהגדרות המכשיר ניתן למצוא את האפשרות לחזוקה שלו. את יכולה לראות את מצב התחזוקה של המכשיר וללחוץ על מיטוב אוטומטית של המכשיר, או לחלופין לעבור על הקטיגוריות השונות להתיחס אליהן אחת אחת באופן פרטני: הסוללה, מצב הביצועים, אחסון, זיכרון ואבטחת מכשיר.
סדר בתקיות מחשב / בענן
בואי נתחיל מלמעלה ולאט לאט ניכנס לפרטים הקטנים.
דבר ראשון יש לנקות את שולחן העבודה, ה desktop, מכל הבלגאן. זהו המסך שאת רואה הכי הרבה במשך היום, בכל פעם שאת פותחת את המחשב וכן בכל מעבר בין חלון ולחלון; כאשר הוא יהיה מסודר ונעים כך גם לך תהיה תחושה של סדר במחשבות.
תמונת המסך חשובה לאווירה ולתחושות שלך.
בחרי אחת שמשדרת רוגע, שמחה או תחושה נעימה, משהו שיהיה לך כייף לראות כל יום. אפשר לעצב תמונה קבועה כך שיש בתוכה חלונות קטנים בצבע חלק – כל חלון לפי נושא, ובהם תמקמי את התיקיות המתאימות. אפשר גם לבחור תמונה מרכזית אחת כאשר היא מוקפת בשטח נקי וחלק ושם יהיו התיקיות המרכזיות, מה שמתאים לך. אני למשל בחרתי דווקא בתקייה עם התמונות הראשיות של הפוסטים בבלוג שלי, כל תמונה היא ציטוט מעניין שנותן לי השראה. התמונות מתחלפות וככה יש לי גם השראה שמשתנה מידי פעם אך גם אחידות ויזואלית. מאוד מומלץ שהתמונות לא יהיו רועשות ומקושקשות.
בחרי 3-4 תיקיות מרכזיות על שולחן העבודה.
בתוכן יהיו תתי תיקיות נוספות לכל הקבצים במחשב אשר יהיו מסודרים כאן פחות או יותר. אם את מעדיפה שיהיו לך יות תיקיות על שולחן העבודה הרעיון של תמונה מחולקת עם איזורים מובנים לפי נושאים מתאים יותר. שימי לב שזה מגביל אותך בכמות התיקיות שניתן להכניס שם בסופו של דבר, כך שעדיין תשמרי על סדר כלשהו. פרודוקטיביות הכי טובה כאשר נוח ומסודר בצורה שמותאמת לך. העבירי את כל הקבצים לתיקיות המרכזיות עד שתסיימי לנקות את המסך.
בכל תיקיה מרכזית הסתכלי על הקבצים שהכנסת וצרי תתי תקיות לפי הצורך: תאריכים, אירועים, קורסים, לקוחות, מוצרים – מה שרלוונטי לך. שימי לב לקבצים כפולים, תמונות כפולת או דומות ומחקי אותם. כקל וחומר קבצים מיותרים. כל קובץ שכבר לא צריך, דברים שעניינו אותך בעבר ולא רלוונטים יותר – ביי ביי. אם עדיין יש קבצים שלא שייכים לתיקיות המרכזיות אפשר ליצור תיקיה נוספת שנקראת “שונות” או אפילו “שולחן עבודה” ושם להכניס את כל הקבצים חסרי הבית האלו. אל תשכחי לבדוק מה קיים בתיקיית ההורדות ובתיקות שונות שלא נמצאות על שולחן העבודה – מה שרלוונטי שמרי, את כל השאר כנראה שאפשר למחוק. תוכנות שלא בשימוש עוד יותר חשוב למחוק – הן תופסות הרבה יותר מקום ואולי אף מאטות את פעילות המחשב.
תמונות – ככל הנראה יהיה צורך להקדיש יום שלם בשביל זה, אבל הרעיון הוא לפעול באותה הצורה כמו עם שאר הקבצים. צרי תיקיות מרכזיות ובתוכן תתי תיקיות. אם את לא בקטע של נושאים כמוני, צרי תיקיות לפי תאריכים ותיקיות של תמונות לעסק בנפרד, כאן לפי נושאים מתאימים.
שמות של קבצים ושל תיקיות – טיפונת חשיבה מראש תעזור הרבה בהמשך. ככה לא תמצאי קבצים עם שמות מוזרים, עם מספרים ואותיות, חותמת תאריך וזמן או סתם ג’יבריש שלא יגלו לך מה יש בפנים. בזמן שמירה של קבצים שאת מורידה – שמרי אותם מראש בשם שיהיה ברור מה הוא מכיל. כל קובץ שאת מייצרת – תני לו שם מתאים שיכול להיות חזרתי בהמשך. למשל הצעת מחיר לX התחילי את השם של הקובץ תמיד באותה צורה ככה בעת הצורך תוכלי לחפש ולקבל רשימה של כל הקבצים הקיימים במחשב.
ארכיון – אם יש לך קבצים חשובים אבל לא רלוונטים צרי תקיית ארכיון. לא פחות חשוב לשמור על התיקיות רלוונטיות ועדכניות. אפשר ליצור תיקיית ארכיון אחת מרכזית, ואפשר ארכיון קטן בכל תיקיית אב.
לשמור על הסדר גם בשותף
אחרי שפחות או יותר מיפינו את הדברים המכרזיים והחשובים, חשוב לציין שסדר בעסק אפשר לעשות בעוד הרבה מקומות: ביומן, בתוכנות הכספים השונות (גביה, קבלות, ניירות), באתר הבית, במדיות החברתיות ואם יש לך אוטומציות אז גם בהן. אם לא – אז מומלץ שתכירי את עולם האוטומציה – ויפה שעה אחת קודם!
חשוב לשמור על הסדר לאורך כל השנה, ככה היעילות שלנו נשמרת ומתפתחת עוד יותר. אם אפשר הייתי ממליצה להכניס ליומן יום בחודש של סדר בעסק – ממש יום לסדר וניקיון. אם את לא מצליחה, נסי לאמץ את “שיטת החגים” – איפוס גדול ומשמעותי חצי שנתי בראש השנה ובפסח.
רגע לפני שאת מתחילה עם הניקיון הדיגיטלי שלך אני ממליצה לא להלחץ ולהחליט שאת עושה דבר אחד בלבד מהרשימה + הניקיון הפיזי לפלאפון ולמחשב.
הניקיון הפיזי יקח ממש כמה דקות בודדות, חבל לוותר עליו – הוא חשוב. משהו אחד נוסף מהרשימה שתבחרי לעשות זה לא מרתיע – רק אחד. סדר במחשב או בטלפון הנייד. פני שעתיים לביצוע כל תתי המשימות ושימי מוזיקה כייפית ברקע. אם את יושבת בבית בבוקר שהקדשת במיוחד בשביל זה, הפעילי מכונת כביסה של הוילונות או משהו על הדרך, ונסי להספיק לסיים את המשימה לפני שהמכונה מסיימת את העבודה שלה. אני אוהבת תמריצים כאלו, זה משעשע, מדרבן וגם יעיל. הנה, הפלא ופלא, למרות שהרשימה נראת ארוכה כמו הגלות – סיימת לעשות סדר ב 2/3 מתוכה. אולי עוד ישאר לך כח לעשות את האפשרות השלישית וסיימת לעשות סדר וניקיון פסח דיגיטלי כמו שצריך!
הי!
אני כתבתי עבורך את המאמר הזה….נעים להכיר!
שירן גורש דהן,בת זוג ואמא קצת אחרת. יועצת זוגית ומשפחתית, בעלת הבלוג IMAgination וכותבת סדרתית על מודעות ותקשורת רגשית.
